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Guide pour la promotion des concerts de collecte de fonds

Ce guide vise à aider les comités bénévoles à planifier et organiser un concert de collecte de fonds pour une œuvre de bienfaisance. Il convient de s’en servir en consultant également les « Conditions d’engagement » et le « guide de promotion des concerts ».

La Musique Naden des Forces maritimes du Pacifique vous offrira la musique et certaines ressources publicitaires pour votre activité. Rappelez-vous que votre organisme a tout intérêt à ce que les diverses facettes de l’organisation d’une collecte fructueuse soient menées avec efficacité et de façon responsable (vente de billets, promotion de l’événement, publicité, coordination, etc.).

Ressources de publicité et de vente de billets

1. Base militaire ou unités de la réserve locales : accès à la publicité dans les publications de la base et au Canex; possibilités de dons ou de vente de billets dans les unités.

2. Groupes locaux de cadets, de scouts et de guides : personnel pour distribuer les affiches, aider à vendre les billets, placiers; possibilité d’offrir en retour une part des recettes à leur organisme.

3. Divisions locales de la Légion royale canadienne et des associations de l’Armée, de la Marine et de l’Aviation : lieux d’affichage; personnel de distribution d’affiches et de vente de billets; bon auditoire cible pour les concerts de musique militaire.

4. Organismes de services aux anciens combattants : lieux d’affichage; bon auditoire cible pour les concerts de musique militaire.

5. Enseignants des programmes de corps de musique scolaires locaux : personnel de distribution d’affiches et de vente de billets; placiers;

6. Organisations/Associations des arts du spectacle : possibilité de soutien ou d’expertise additionnelle.

7. Magasins de musique locaux, librairies locales, etc. : lieux d’affichage et de prévente de billets. Évitez les comptoirs de vente tels que « Select-a-Seat ». Jusqu’à maintenant, le recours à ce type de comptoir de vente s’est avéré peu fructueux.

Autres points

8. Dressez une liste des donateurs potentiels (argent ou ressources) du monde des affaires local. Contactez chacun d’eux. Rappelez-vous que les entreprises locales peuvent tirer profit de dons à des concerts en bénéficiant en échange d’une reconnaissance publique de leur parrainage.

9. Offrez gratuitement des billets pour les dons de plus d’un montant donné (50 $ par exemple), qu’il s’agisse de dons de sociétés, d’entreprises ou de particuliers.

10. Suggérez que les billets gratuits inutilisés soient retournés pour être offerts à un autre organisme de bienfaisance ou à but non lucratif.

11. Votre organisme pourrait produire des feuillets de remerciement listant les donateurs et les insérer dans le programme du concert.

12. Invitez un dignitaire, le maire, le député, ou une célébrité locale à donner un message de bienvenue ou de remerciement au spectacle.

Échéances

Six semaines avant le spectacle
• Plan final de relations publiques établi.

Cinq semaines avant le spectacle
• Impression des billets et des affiches et dépliants publicitaires.

Quatre semaines avant le spectacle
• Pose des affiches.
• Distribution des billets aux comptoirs de vente /vendeurs individuels.
• Invitation aux groupes d’intérêt spéciaux (c.-à-d. les associations d’anciens combattants, les groupes musicaux, les militaires locaux). Transmission d’information pour leurs bulletins, sites Web et calendriers d’activités.

Trois semaines avant le spectacle
• Transmission des premiers communiqués de presse aux journaux locaux, communautaires et militaires.
• Transmission de communiqués de presse aux stations de radio et de télévision, en y incluant un enregistrement de la Musique Naden.

Deux semaines avant le spectacle
• Organisation de la couverture médiatique, des interviews, etc. pour la veille et/ou l’avant-veille du spectacle. Des membres de la Musique Naden pourraient être disponibles pour des interviews téléphoniques.
• Distribution des dépliants publicitaires.
• L’agent de liaison de la Musique Naden vous contactera pour connaître l’avancement des ventes de billets.

Une semaine avant le spectacle
• Envoi par fax d’un autre ensemble de communiqués de presse.
• Placement d’une annonce de journal.
• Utilisation de tableaux d’affichage portatifs/scolaires si possible.
• L’agent de liaison de la Musique Naden vous contactera pour connaître l’avancement des ventes de billets.

1 à 2 jours avant le spectacle
• Le personnel de relations publiques pourrait être disponible pour faire des entrevues à l’arrivée sur les lieux.
• Contacter de nouveau les médias pour les inciter à couvrir l’événement.