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Vos Résponsabilités

La présentation d’un spectacle de la Musique Naden de la Marine royale canadienne est une entente de partenariat entre la Musique et un organisme de bienfaisance ou à but non lucratif reconnu. Les dépenses de production relèvent de l’organisme de bienfaisance et, en soi, elles peuvent être recouvrées à même la vente de billets d’admission; les profits nets sont versés intégralement à l’organisme de bienfaisance désigné.

Un organisme de bienfaisance peut choisir d’offrir un concert avec l’appui financier de sociétés commanditaires. Cet appui financier peut couvrir les dépenses telles la location d’une salle et les frais connexes (le cas échéant), les dépenses de publicité, les dépôts de location, l’organisation d’une réception, et ainsi de suite. Un partenariat à trois de ce type peut s’avérer très fructueux. En contrepartie, les sociétés commanditaires peuvent se voir offrir une reconnaissance publique importante sur les billets, les programmes du concert, de même que durant le spectacle.

Il y a un double avantage à offrir un concert. Bien publicisé, notre concert peut mousser l’image et accroître la visibilité du commanditaire /de l’organisme de bienfaisance, tout en lui offrant la possibilité de percer sur des marchés non exploités.

Les corps de musique des Forces canadiennes font des tournées depuis nombre d’années et l’expérience révèle que tout concert, peu importe la saison et les spectacles concurrents, peut faire salle comble si une bonne campagne de publicité a été organisée.

Seuls une publicité efficace et en temps opportun de même qu’un engagement complet de la collectivité permettront d’organiser un concert réussi dans votre collectivité. Vous et votre organisme de bienfaisance êtes les principaux instruments du succès. C’est vous qui connaissez le mieux votre collectivité. Au bout du compte, vous êtes le mieux en mesure de juger ce qu’il y a à faire pour réussir à attirer les spectateurs et bien vous préparer à un concert de la Musique Naden de la Marine royale canadienne.

Si vous avez des questions ou des préoccupations qui n’ont pas été abordées dans la trousse, ou si vous avez des suggestions à offrir, n’hésitez pas à communiquer avec nous à l’adresse suivante :

Commandant
La Musique Naden de la Marine royale canadienne
C.P. 17000, succ. des Forces
Victoria (C.-B.) V9A 7N2
Canada
(250) 363-5698; fax: (250) 363-4304

Essentiellement dans le but de préserver la dignité des Forces canadiennes, les concerts de La Musique Naden de la Marine royale canadienne sont assujettis aux conditions suivantes :
Généralités

1. Veuillez noter que l’acceptation de cet engagement est assujettie aux exigences des Forces canadiennes. En cas d’urgence ou de situation militaire imprévue, vous en serez immédiatement avisé.

2. Si la Musique Naden est engagée par une personne ou un organisme détenant une entente avec la American Federation of Musicians (AFM), la Musique encourage cette personne ou cet organisme à obtenir l’autorisation d’un représentant local de la AFM afin d’éviter toute violation de l’accord. Il incombe à la personne ou à l’organisme d’obtenir cette autorisation et en cas d’omission de le faire, la question devra être réglée entre la personne ou l’organisme et la AFM.

3. La Musique Naden ne peut participer à des cérémonies ou processions religieuses.

4. La Musique Naden ne peut participer à des activités organisées pour le compte d’un parti politique.

5. Le Directeur de la musique de la Musique Naden est la plus haute autorité décisionnelle en ce qui touche les divers aspects du spectacle lorsque la Musique se produit sur la scène. Bien que l’on reconnaisse le bien-fondé de discours et de présentations durant un spectacle, le Directeur de la musique détient également le pouvoir de décision sur ces éléments du spectacle.

6. Tout matériel où est mentionnée la Marine canadienne ou la La Musique Naden de la Marine royale canadienne doit être approuvé avant d’être envoyé à l’impression. Faxez le matériel au (250)363-4304 si possible, ou prenez d’autres dispositions avec le département des relations publiques de la Musique, en téléphonant au (250) 363-5698.
Finances

7. Lorsque la Musique Naden offre des services à des particuliers ou à des organismes civils, elle est assujettie aux dispositions de la Politique de prestation des services du Conseil du Trésor. Cette politique reconnaît le fait que les Forces canadiennes peuvent aider les œuvres de bienfaisance et les organismes à but non lucratif locaux en vue d’appuyer la collectivité et de mousser l’image des FC. La Politique sur la prestation des services s’appliquera à tout spectacle comportant des frais d’admission. En vertu de la politique, les dépenses sont imputées à l’organisme et peuvent faire l’objet d’une renonciation totale ou partielle du remboursement. Dans le cas d’activités de collecte de fonds, on renonce normalement au remboursement de ces dépenses.

8. Toutes les autres dépenses de l’activité incombent à l’organisateur, bien que ces dépenses puissent être recouvrées au moyen de la vente de billets d’admission.

9. Les profits nets sont versés intégralement à l’organisme de bienfaisance désigné.

10. L’organisateur peut solliciter le parrainage de sociétés commanditaires. L’appui financier d’une société peut servir à couvrir les dépenses telles la location d’une salle (et les frais connexes, le cas échéant), les dépenses de publicité, les dépôts de location, les dépenses de réception, et ainsi de suite. En contrepartie, les sociétés commanditaires peuvent se voir offrir une reconnaissance sur les billets, les programmes du concert, de même que durant le spectacle.

11. Afin de pouvoir faire salle comble, la prévente de billets d’admission à prix raisonnable est fortement recommandée. Notre département des relations publiques peut faire des suggestions sur divers points concernant la vente et le prix des billets.
Modalités techniques

12. Scène: taille minimum de 40 pi x 50 pi, et de 2 à 3 pi de hauteur, avec marches, le cas échéant. La scène doit être libre quelques heures avant le concert pour le montage et les vérifications de son.

13. Électricité : prises pour fiches à 3 broches, 110 volt, sur circuits distincts, près de la scène.

14. Chaises : 40 chaises sans bras.

15. Vestiaires : 1 vestiaire pour 27 hommes avec porte-manteaux et toilettes; 1 vestiaire pour 8 femmes avec porte-manteaux et toilettes.

16. Matériel d’amplification du son: selon l’endroit (p. ex. à l’extérieur) et selon l’opinion de notre technicien du son, certains équipements d’amplification du son supplémentaires pourraient être exigés pour ajouter au propre matériel d’amplification du son de la Musique.

17. Le public peut être admis sur les lieux au plus tôt 30 minutes avant le début du spectacle.
Communications médiatiques

18. La Musique Naden peut fournir les ressources de publicité suivantes :
a. communiqués de presse;
b. affiches;
c. rubans audio/CD;
d. trousses de relations publiques;
e. si possible, des membres de la Musique pour des entrevues;
f. programmes de concert.

19. Veuillez consulter le « guide de promotion de concert » ci-joint pour obtenir des renseignements supplémentaires. Un membre du département des relations publiques sera à votre disposition pour discuter de vos propres idées de publicité et d’autres suggestions.

20. L’organisateur doit dresser un plan en vue de publiciser le concert au maximum avec les ressources disponibles. Nous vous demandons de fournir à la Musique Naden un dossier de toute la publicité faite. Ce dossier sera ajouté aux dossiers que tient la Musique pour chaque engagement.
Liaison

21. Nous vous suggérons de faire imprimer les billets d’admission et d’en faire la prévente. La prévente des billets permet de faire le suivi du nombre de spectateurs.

22. Dans la mesure du possible, on organisera une rencontre (prévoir une heure) entre votre organisme et notre département de relations publiques, de préférence sur les lieux du concert.

23. Nous communiquerons avec vous 2 semaines et 1 semaine avant le jour du spectacle pour vérifier l’avancement de la prévente des billets. Si l’auditoire potentiel s’avère trop faible, le spectacle pourrait être annulé.

24. Un jour ou deux avant le concert, nous communiquerons avec vous pour vérifier que les conditions de l’engagement sont respectées.

25. Un représentant de votre organisme accueillera la Musique Naden à son arrivée au lieu de spectacle.






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Signature de l’organisateur & Date


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Représentant de la Musique & Date